Konflikty w zespole

Temat dzisiaj biznesowy, trudny, taki, którego wolelibyśmy unikać, a jednak on się pojawia. I choćbyśmy bardzo nie chcieli, konflikty są z nami na co dzień. Mniejsze, większe, łatwiejsze do rozwiązania i takie, którymi nie wiadomo, jak zarządzić i zastanawiasz się, czy to już nie sprawa wymagająca pomocy z zewnątrz. W dwóch słowach – różnie jest. No więc dziś, przyjrzyjmy się trochę konfliktom, tak z mojej perspektywy – pracownika i lidera.

Sytuacje konfliktowe, nawet, jeżeli dotyczą tylko dwóch osób z zespołu to wpływają na morale całego, na ich odczucia, motywacje i nastawienie do pracy. Konflikt nie zawsze oznacza kłótnie i głośne wymiany zdań, niekiedy odbywa się w milczeniu i ten typ jest o tyle trudny, że nie słyszymy tego, o czym ktoś myśli, a jego nastawienie jest w obszarze naszych domysłów. Im dłużej konflikt trwa, tym więcej ciężkiej atmosfery się kumuluje i trudniej nią zarządzić. Przekłada się to też bardzo na samego lidera, bo dotyczy osób, którymi zarządza i jego najbliższego otoczenia na co dzień, zatem obciąża psychicznie, a to może prowadzić do zwiększonego stresu, spadku efektywności, a nawet wypalenia zawodowego.
W zespole, jeżeli to Ty jesteś liderem, który musi zarządzić konfliktem to jesteś też najważniejszą do zaopiekowania osobą. Ty, Twoje granice i samopoczucie, bo, jeśli Ty będziesz w dobrej kondycji psychicznej to będziesz miał zasoby, by wspierać zespół i szukać konstruktywnych rozwiązań.

W jaki sposób możesz zatroszczyć się o siebie w tym kontekście?

zadbaj o swój czas po pracy, sen, posiłki, skupienie się na hobby, spotkaniach z przyjaciółmi, rzeczach, które lubisz;
pamiętaj, że nie musisz sam szukać rozwiązań – możesz to zakomunikować do zespołu i poprosić o ich propozycje działań naprawczych tej sytuacji, wskazanie ich oczekiwanych efektów lub informacje, czego oczekują od Ciebie, jako lidera. Następnie to przemyśleć i zobaczyć, czy propozycje są realne do zrealizowania.
W razie potrzeby poproś o pomoc – zaufaną osobę, swojego lidera, dział HR firmy, jeśli taki masz.

Działania, jakie warto podjąć, by zarządzić atmosferą w zespole oraz konfliktem:

1. Zaplanuj i przeprowadź indywidualne rozmowy z pracownikami skupiające się na poznaniu ich perspektywy, opinii, odbioru relacji w zespole. Zapytaj ich:

jakie widzą trudności? Co się pogorszyło w ostatnim czasie i jak myślą, dlaczego?
Jak na nich wpływa aktualna atmosfera? Czy ma przełożenie na ich samopoczucie, efektywność, motywację?
Jakie widzą możliwości, by sytuacja się zmieniła?
Czy są gotowi współpracować i również zaangażować się, by wspólnie poprawić obecny stan?

Pokazanie przez lidera, że widzi zaistniałą sytuację i chce zadbać o swój zespół i jego dobrostan daje pracownikom poczucie większego spokoju, mimo trudności.

Do tych rozmów warto się dobrze przygotować i zastanowić, co chcesz przekazać i dlaczego. Na tym etapie nie analizuj jeszcze, jak to zostanie odebrane.

Zapisz sobie wszystko, co chciałbyś powiedzieć każdej osobie w taki sposób, w jaki przychodzi Ci do głowy – bez cenzurowania – i zostaw tę treść do następnego dnia.
Przeczytaj ponownie, pomyśl, czy coś byś dodał albo czy masz więcej przykładów do danej sytuacji.
Następnie – nie usuwając wskazanych już wątków (nie bój się!), przekształć poszczególne elementy w konstruktywny feedback, np. metodą FUKO.
Przed spotkaniem przeczytaj sobie gotową treść kilkukrotnie.
W trakcie spotkania miej otwarty notatnik, by w czasie mówienia móc się wspomóc tekstem, co zwiększy Twoją pewność siebie. Jednak, co ważne – nie czytaj, mów. Możesz zerkać na notatki, ale mów od siebie.

Takie przygotowanie pozwoli Ci przekazać wszystko to, co obserwujesz lub, co usłyszałeś od zespołu. Nawet przy najbardziej wrażliwych wątkach będziesz miał poczucie, że jesteś przygotowany, wiesz, dlaczego o tym mówisz i że to musi zostać powiedziane.
Pracownik otrzyma otwarty i szczery komunikat, który będzie opisem sytuacji, a nie atakiem osobowym (typu: bo TY robisz, bo TY ignorujesz, bo TY milczysz).
Zaznaczysz granice.

2. Przeprowadź spotkanie z całym zespołem, powiedz, co zaobserwowałeś, co Cię niepokoi i zakomunikuj potrzebę zmian.
Możesz wrócić do expose szefa – przedstawić lub przypomnieć zasady, na których Ci zależy i na które od teraz będziesz kierował większą uwagę:

co jest dla Ciebie ważne, na co zwracasz uwagę jako ich lider w pracy, w codziennych zadaniach, relacjach, komunikacji z Tobą, czy pod kątem ewentualnych awansów,
a co jest dla Ciebie niedopuszczalne, jakich zachowań nie akceptujesz, np. ze względu na swoje przekonania, poglądy czy doświadczenia.

Expose szefa pozwala jasno, klarownie i oficjalnie zakomunikować Twoje granice, tym samym pracownicy nie muszą się domyślać, gdzie one są, na ile mogą sobie pozwolić, bo dostają to od Ciebie bezpośrednio przedstawione. Masz dzięki temu też ten komfort, że w przyszłości możesz odnosić się do tego, że komunikowałeś zasady, więc teraz je egzekwujesz.

Kiedyś usłyszałam fajne zdanie w tym temacie, które zapadło mi w pamięć, a brzmi tak: to, że nam się wydaje, że pracownicy znają nasze granice to nam się tylko wydaje. Warto je komunikować, powtarzać i dbać o nie – dla klarowności współpracy i przekazów, dla przypomnienia, ale też dlatego, że one mogą się zmieniać, a nikt nam w myślach nie czyta i mogą zostać niezarejestrowane przez naszych pracowników, a to znów może prowadzić do sporów i niejasności.

Relacje społeczne, nastawienie pracownika, reagowanie na różne sytuacje w firmie czy zespole, a także okazywanie emocji przez pracownika (szczególnie tych „negatywnych” [dla jasności – nie ma dobrych i złych emocji, one tylko rożnie na nas wpływają i nami kierują, jeśli ich i siebie dobrze nie poznamy]) wpływa na to, w jaki sposób inni, ale też Ty, jako lider, postrzegasz pracownika i powinieneś te elementy uwzględniać np. w planowaniu jego ścieżki kariery. Ten aspekt jest nawet ważniejszy niż aspekt techniczny i wykonywanie codziennych obowiązków. Nie możemy tych obszarów jednak rozdzielić, one składają się na całość pracy pracownika.

Zatem, jeżeli pracownik nie jest na tyle dojrzały emocjonalnie, by trudności rozwiązywać na bieżąco, rozmawiać o nich czy poprosić o pomoc, a zamiast tego testuje, ile może sobie pozwolić, a przebywanie w jego towarzystwie wiąże się z ciągłym zastanawianiem, jaki ma humor, jak odbierze to, co powiesz, czy możesz powiedzieć to i to, czy możesz mu zlecić zadanie, czy dogada się z innym pracownikiem – to, niestety, jest to zachowanie toksyczne i trzeba podjąć kroki by je ograniczyć. Pierwszym i najważniejszym jest rozmowa i szczery feedback.

Temat konfliktu w zespole nie jest tematem przyjemnym, niemniej jednak – zdarzają się takie sytuacje. Dobrze mieć świadomość, jak mogą one wpływać na mnie, na mój zespół, na założone cele i realizowane zadania.

Na koniec, jeśli jesteś w takiej sytuacji – pamiętaj, że wszystko mija, konflikt też, a to jak się zakończy będzie zależało też od Ciebie – zarówno, jeśli podejmiesz działania, jak i wtedy, gdy pozostaniesz bierny.

W ramach szukania rozwiązań i pomocy zostawiam dwa artykuły w omawianym temacie – jeden bardziej opisowy, a drugi z propozycją ścieżki działania przy rozwiązywaniu konfliktu.

Pogody ducha życzę, do następnego!

seroka perspektywa

Ostatnie wpisy

Biografia